Etterkalkulasjon for håndverkere: 15 minutter som forbedrer ditt neste tilbud

De fleste håndverksmestre vet nøyaktig hva de har tilbudt på en sak. Færre vet hva saken faktisk endte med å koste. Etterkalkulasjon er det som tetter hullet - og det er samtidig den billigste formen for etterutdanning du kan gi kalkulasjonen din.

Hva er etterkalkulasjon?

Etterkalkulasjon er å sammenligne tilbudet ditt - forkalkulasjonen - med de faktiske tallene når saken er avsluttet. Hvor mange timer ble brukt i forhold til det du regnet med? Hva kostet materialene i forhold til kalkulasjonen? Var det poster du ikke hadde med i det hele tatt? Resultatet er et avvik i kroner og prosent og en konkret liste over hvor din neste kalkulasjon skal justeres. Regn i beløp eks. mva hele veien - mva-en på 25 % går bare inn og ut og sier ingenting om hvordan saken gikk.

Hvorfor hopper de fleste over det?

Svaret er nesten alltid tid. Når saken er levert, venter den neste, og å sitte med bilag og timelister føles som administrasjon som ikke sender fakturaer. Problemet er bare at uten etterkalkulasjon gjentar du de samme skjeve antagelsene i tilbud etter tilbud. Du oppdager først problemet i årsregnskapet, og der kan du ikke lenger se hvilke saker som trakk ned - eller hvorfor.

En 15-minutters prosess per sak

Du trenger ikke regneark med makroer eller en regnskapsfører. Sett av et kvarter når fakturaen er sendt:

• Finn tilbudet og noter de kalkulerte timene og materialbeløpet
• Trekk ut de faktiske timene fra timelistene eller timeregistreringen
• Samle materialfakturaene fra grossisten på saken
• Regn ut avviket i kroner og prosent - timer og materialer hver for seg
• Noter kort årsaken: hva hadde du ikke sett komme?

Fem punkter, et kvarter. Legg tallene i det samme enkle arket hver gang, så du kan sammenligne mellom saker. Gjør du det konsekvent, har du etter en måned et bilde av kalkulasjonen din som få av konkurrentene dine har av sin egen - og det er dette bildet som gjør neste tilbud skarpere.

Et regneeksempel: tilbud mot virkelighet

En snekker gir tilbud på en takterrasse til 80 000 kr eks. mva. Forkalkulasjonen lyder på materialer for 30 000 kr og 100 timer à 300 kr i kostpris, altså 30 000 kr i lønn - totalt 60 000 kr i variable kostnader og et forventet dekningsbidrag på 80 000 - 60 000 = 20 000 kr. Da saken er avsluttet, viser etterkalkulasjonen: materialer for 31 200 kr og 112 timer à 300 kr = 33 600 kr, totalt 64 800 kr. Det faktiske dekningsbidraget er 80 000 - 64 800 = 15 200 kr. Avviket er 20 000 - 15 200 = 4 800 kr, som svarer til 24 % mindre dekningsbidrag enn kalkulert. Merk fordelingen: materialene skled bare 4 % (1 200 kr), mens timene skled 12 % (12 timer, 3 600 kr). Det er et helt typisk bilde.

Hva du typisk oppdager

Etter fem-ti etterkalkulasjoner trer mønstrene frem. Timene sklir nesten alltid mer enn materialene - materialer har en faktura, mens timer har oppstart, kjøring, ventetid og akkurat en ekstra ting som sjelden står i kalkylen. Og så er det de faste glemte postene: avfallshåndtering, forbruksmateriell, utleie av utstyr og den siste gjennomgangen med kunden. Det er sjelden én stor feil som koster. Det er de samme tre-fire små postene som mangler hver gang.

Før lærdommen tilbake i neste tilbud

Etterkalkulasjonen er bare verdt noe hvis den endrer din neste forkalkulasjon. Sklir timene konsekvent 10-15 % på en bestemt oppgavetype, legg det inn i timetallet fremover - ikke som en skjult buffer på prisen, men som et reelt tall. Glemmer du alltid avfallshåndtering, gjør det til en fast post i alle tilbud. Og oppdater materialprisene når grossisten gjør det. Bruker du et tilbudsverktøy som Calco, der du beskriver oppgaven og får en kalkulasjon med reelle grossistpriser, kan du legge inn dine egne erfaringstall, så hvert nye tilbud starter fra det virkeligheten har lært deg.