Personvernerklæring

Calco ApS er behandlingsansvarlig for opplysningene vi behandler om deg som kunde, herunder kontaktopplysninger, kontoopplysninger og din bruk av tjenesten.

For sluttkunde- og medarbeiderdata du selv legger inn i tjenesten (f.eks. navn og adresser til dine egne kunder, e-poster i en tilkoblet innboks og tilbud du sender) er Calco databehandler. Det betyr at du er behandlingsansvarlig for disse opplysningene, og at vi kun behandler dem etter dine instrukser i henhold til vår databehandleravtale.

Når vi bruker samlede mønstre på tvers av kunder til å forbedre tjenesten, er Calco selvstendig behandlingsansvarlig for den behandlingen. Se avsnittet "Forbedring av tjenesten".

Calco ApS
CVR 46543319
Paradisæblevej 4, 2500 Valby
Kontakt: info@calcoapp.dk

• Ved registrering: firmanavn, fag, e-post, passord (lagres kun som hash) og språkvalg. Før du kan lage tilbud: organisasjonsnummer (eller CVR-nummer), land, kontaktpersonens navn og telefonnummer
• Hvordan du fant oss: hvis du kom via en annonse eller en lenke, lagres kampanjedata (f.eks. utm-parametere, klikk-ID fra Meta og Google, henvisende side og landingsside) lokalt i nettleseren din og knyttes til virksomheten din når du oppretter en konto
• Faktureringsdata: håndteres av Stripe, vi lagrer kun en kunde-ID
• Innholdet du sender til tilbudsgenerering: oppgavebeskrivelse, bilder, dokumenter (f.eks. PDF, DXF, Excel og Word), kundens navn og adresse, prisfiler og tidligere tilbud
• Rettelser du gjør i tilbud (også i utkast som ikke sendes), slik at Calco kan lære hvordan firmaet ditt regner
• Driftslogg: en revisjonslogg over handlinger i kontoen din (hvem, når, hva som ble endret, samt IP-adresse og nettleseropplysninger) og feilrapporter fra appen, for drift, sikkerhet og feilsøking
• Tilgangsopplysninger til systemer du selv kobler til (ordrestyring, regnskap og innboks). Se avsnittet "Integrasjoner"

Når du dikterer en oppgave i appen, bruker vi telefonens egen talegjenkjenning. Støtter telefonen gjenkjenning på enheten, skjer den lokalt. Ellers behandles lyden av telefonens operativsystem (Apple på iPhone, Google på Android) etter deres vilkår. Calco mottar kun den ferdige teksten, aldri lyden. Funksjonen finnes ikke i nettversjonen.

Når du sender et tilbud, får kunden din en personlig lenke med en tilfeldig nøkkel på 32 tegn. Lenken virker i 60 dager. Sender du en ny versjon av tilbudet, erstattes den gamle lenken.

• Når lenken åpnes, registrerer vi tidspunktet for første og siste visning og antall visninger. Vi lagrer ikke kundens IP-adresse ved visning
• Ved aksept lagrer vi tidspunkt, kundens IP-adresse, kvittering for informasjon om angrerett og et eventuelt samtykke til at arbeidet starter før angrefristen er utløpt
• Ved avslag lagrer vi tidspunkt, IP-adresse og begrunnelsen kunden selv skriver
• Siden viser ikke innkjøpsprisene dine, interne felt eller kundens e-post
• 90 dager etter at lenken er utløpt, sletter vi automatisk tilbudsinnholdet på lenken, IP-adressene og begrunnelsen for avslag

Tilbudssiden bruker Cloudflare Web Analytics (uten informasjonskapsler) og kan vise et flyfoto av adressen, hentet fra Dataforsyningen.

Du kan koble Calco til ordrestyrings- eller regnskapssystemet ditt: Apacta, Minuba, Ordrestyring, Kompas4, e-conomic, Dinero, Billy eller Fortnox. Når du overfører et tilbud, sender vi tilbudets tittel, tekst og linjer samt kundens navn, organisasjonsnummer, adresse, e-post og telefon (det systemet trenger for å opprette kunden). Vi henter kunder, varer og status tilbake, slik at de kan vises i Calco.

API-nøkler og tilgangstokener lagres kryptert med AES-256 og en nøkkel som ikke ligger i databasen. De dekrypteres kun når vi kaller systemet. Kobler du fra, sletter vi de lagrede nøklene.

Du kan gi Calco tilgang til å lese nye kundehenvendelser i firmaets innboks, slik at de kan bli til tilbud. Calco kan kun lese, aldri sende, slette eller endre e-poster.

• Microsoft 365 / Outlook: du logger inn hos Microsoft og gir tilgangen "offline_access User.Read Mail.Read". Calco leser kun mappen Innboks. Tilgangstokenet lagres kryptert med AES-256. Kobler du fra, sletter vi tokenet
• Google Workspace / Gmail: Workspace-administratoren din gir Calco lesetilgang (gmail.readonly) til en bestemt postkasse. Vi lagrer ingen tilgangstoken for deg. Kobler du fra, slutter vi å lese
• Fra hver ny e-post lagrer vi avsenderens navn og e-post, emne, e-postens tekst (maks. 12 000 tegn), opplysninger om vedlegg og Calcos vurdering av henvendelsen (f.eks. adresse og oppgave). Teksten sendes til Anthropic for å vurdere om e-posten er et oppdrag
• Henvendelser fra innboksen oppbevares så lenge kontoen din er aktiv, og slettes sammen med den

Calcos bruk og overføring av opplysninger mottatt fra Googles API-er overholder Google API Services User Data Policy, herunder kravene om begrenset bruk (Limited Use).

Ber du oss hente prisfilen din, sender vi en e-post til grossisten fra prisfiler@calcoapp.dk med firmanavn, organisasjonsnummer, kontaktpersonens navn og en referansekode. Den første forespørselen sendes med e-posten din som kopi, og vi ber grossisten bekrefte kundenummeret ditt. Vi sender først når du har signert en fullmakt i Calco, og vi har kontrollert organisasjonsnummeret ditt.

Prisfiler lagres i vårt lager i EU og brukes til å beregne dine egne tilbud. I tillegg bruker Calco anonyme, samlede prisdata til å vise anslåtte innkjøpspriser på varer et firma ennå ikke har i sin egen prisfil. Et anslag beregnes bare ut fra data fra minst 3 forskjellige firmaer, som en median, og ingen kan se et annet firmas priser, rabatter eller hvilke firmaer som inngår.

Med Calco Connect kan du dele en del av et oppdrag med et annet firma som bruker Calco. Det krever at begge firmaer har akseptert forbindelsen. Partneren ser kun det du deler: beskrivelsen av deloppgaven (uten prisene dine), bildene du velger, adressen, fristen og et eventuelt påslag. Partneren ser ikke de øvrige linjene, prisene eller kundene dine. Du ser kun linjene partneren selv sender tilbake.

Hvert firma er behandlingsansvarlig for opplysningene det deler og mottar. Calco er databehandler for begge. Inviterer du et firma som ikke bruker Calco, lagrer vi navn, e-post, telefon og organisasjonsnummer for den inviterte, og invitasjonen utløper etter 30 dager.

Du kan selv velge å koble Calco-brukeren din til ChatGPT (OpenAI) eller Claude (Anthropic). Tilkoblingen opprettes av deg med din egen konto hos OpenAI eller Anthropic, og du godkjenner den i Calco. Du kan koble fra når som helst under Integrasjoner i Calco, og da stopper tilgangen umiddelbart.

Når tilkoblingen er aktiv, sender ChatGPT eller Claude det du ber om til Calco - for eksempel en oppdragsbeskrivelse til et tilbud eller et vareoppslag. Calco sender svaret tilbake: tilbudets tittel, antall linjer og total, varer og priser fra prisfilene dine eller status på tilbudene du har sendt. Innkjøpspriser sendes bare hvis brukeren din har lov til å se dem i Calco. Tilkoblingen kan ikke sende tilbud til kunder og kan ikke endre priser eller innstillinger.

Det som sendes mellom deg og ChatGPT eller Claude, behandles av OpenAI eller Anthropic etter vilkårene du har med dem som bruker av tjenesten deres. De er ikke Calcos databehandlere for den delen. Du er selv ansvarlig for at du har lov til å dele opplysningene - for eksempel kundenavn og adresser - med tjenesten du har valgt. Calco lagrer en kort logg over kallene (bruker, verktøy, tidspunkt og om kallet lyktes) for drift og sikkerhet.

Calco lærer først og fremst av ditt eget firmas rettelser, og den læringen brukes kun i ditt eget firma.

I tillegg bruker vi samlede mønstre på tvers av kunder til å forbedre tjenesten for alle: hvilken grossistvare som passer til en tilbudslinje, og hvilke linjer håndverkere i samme fag typisk legger til eller fjerner. Et mønster brukes kun hvis minst tre uavhengige firmaer har bekreftet det. Priser, kundenavn og adresser inngår ikke, og et nytt faglig mønster blir først en regel når en medarbeider i Calco har godkjent det. Behandlingen skjer på grunnlag av vår berettigede interesse i å forbedre tjenesten (art. 6(1)(f)), og du kan protestere ved å skrive til info@calcoapp.dk.

Til intern kvalitetstesting av beregningene kan vi bruke tilbudslinjer (varenavn, mengder og valgte varer). De brukes kun internt og deles ikke.

• Personvernforordningen art. 6(1)(b): behandling som er nødvendig for å oppfylle avtalen med deg
• Art. 6(1)(c): rettslig forpliktelse, herunder oppbevaring av regnskapsmateriale etter den danske bokføringsloven
• Art. 6(1)(f): berettiget interesse i sikker og stabil drift, beskyttelse mot misbruk, måling av hvordan folk finner Calco og løpende forbedring av produktet
• Art. 6(1)(a): samtykke til Meta Pixel på nettstedet vårt (se retningslinjene for informasjonskapsler)

Vi behandler dataene dine for å levere tjenesten, fakturere deg riktig, holde tjenesten sikker og forbedre produktet. Vi selger ikke dataene dine til tredjepart.

• Supabase Inc. (USA) - database, innlogging og fillagring. Data lagres i EU (Frankfurt, Tyskland)
• Cloudflare Inc. (USA) - hosting av nettsted og nettapp, nettverk og anonym besøksstatistikk. Globalt nettverk
• Anthropic PBC (USA) - beregning av tilbud og vurdering av innboks-e-poster. Mottar oppgavebeskrivelse, bilder, dokumenter, kundens navn og adresse, prisfil-treff og tidligere tilbud. Behandles i USA. Se "Anthropic"
• Resend Inc. (USA) - utsending av e-post, f.eks. tilbud til kundene dine og forespørsler til grossister
• Stripe (Irland, morselskap i USA) - betaling og abonnement
• Expo / 650 Industries Inc. (USA) - pushvarsler til appen og appoppdateringer
• Telegram (De forente arabiske emirater) - interne driftsvarsler til Calcos team, som kan inneholde firmanavn og brukerens navn, e-post og telefon
• Google (Irland/USA) - kalenderinvitasjon når du booker onboarding, og lesing av Gmail kun hvis du kobler den til
• Microsoft (Irland/USA) - lesing av Outlook-innboks, kun hvis du kobler den til
• Meta Platforms (Irland/USA) - Meta Pixel og hashede registreringsdata, kun hvis du har gitt samtykke på nettstedet vårt
• Ordrestyrings- og regnskapssystemer, kun hvis du kobler dem til: Apacta (Danmark), Minuba (Danmark), Ordrestyring (Danmark), Kompas4 (Danmark), e-conomic og Dinero (Visma, Danmark), Billy (Danmark) og Fortnox (Sverige)

• Erhvervsstyrelsen (det danske CVR-registeret) - oppslag og søk av dansk CVR-nummer, med cvrapi.dk som reserve. Fra vår server
• Dataforsyningen og Datafordeleren (den danske staten) - adresser, bygningsdata (BBR), tomteareal og flyfoto. Fra vår server. Adressesøk i firmainnstillinger skjer direkte fra nettleseren din
• Brønnøysundregistrene - oppslag av organisasjonsnummer. Fra vår server
• Kartverket - adresseoppslag for å beregne kjøring for norske firmaer. Bare gate, husnummer, postnummer og poststed sendes - aldri navn. Fra vår server. Adressedata © Kartverket (CC BY 4.0)
• OpenStreetMap Foundation (Nominatim, Storbritannia) - adresseoppslag for å beregne kjøring for svenske firmaer. Bare gate, husnummer, postnummer og poststed sendes - aldri navn. Fra vår server. Storbritannia har en avgjørelse fra EU-kommisjonen om tilstrekkelig beskyttelsesnivå. Kartdata © OpenStreetMap-bidragsytere (ODbL)

Supabase, Cloudflare, Anthropic, Resend, Stripe, Expo, Google, Microsoft og Meta er amerikanske selskaper eller har amerikanske morselskaper, og Telegram (De forente arabiske emirater) ligger utenfor EU/EØS. Overføringer skjer på grunnlag av EU-kommisjonens standardpersonvernbestemmelser (SCC) og, der mottakeren er sertifisert, EU-US Data Privacy Framework.

Vi sender kun det som trengs for å beregne tilbudet eller vurdere e-posten, og vi sender ingen bruker-ID-er. Etter Anthropics kommersielle vilkår brukes data sendt via deres API ikke til å trene modeller. Anthropic oppbevarer data etter sine gjeldende vilkår for oppbevaring. Vi har ikke en avtale om null oppbevaring.

• Kontodata slettes senest 30 dager etter at kundeforholdet ditt opphører
• Faktura- og regnskapsdata oppbevares i 5 år som påkrevd etter den danske bokføringsloven
• Filer du laster opp til tilbudsgenerering oppbevares i 90 dager, slik at du kan beregne tilbudet på nytt, og slettes deretter automatisk
• Tilbudslenker: innhold, IP-adresser og begrunnelse for avslag slettes automatisk 90 dager etter at lenken er utløpt
• Henvendelser fra en tilkoblet innboks, revisjonslogg og feilrapporter oppbevares så lenge kontoen din er aktiv, og slettes sammen med kontoen
• Registreringer som aldri ble fullført (uten organisasjonsnummer og uten aktivitet) slettes etter 7 dager

Data sendes kryptert (HTTPS). Hvert firmas data er adskilt i databasen med tilgangsregler, slik at et firma kun kan se sine egne data. Tilgangsnøkler til tilkoblede systemer lagres kryptert med AES-256.

Skjer det et brudd på personopplysningssikkerheten, melder vi det til det danske Datatilsynet innen 72 timer når vi er behandlingsansvarlige. Når vi er databehandler, varsler vi deg uten ugrunnet opphold, slik at du kan oppfylle dine egne forpliktelser.

Du har rett til innsyn, retting, sletting og dataportabilitet, samt rett til å protestere (art. 21) og til å få behandlingen begrenset (art. 18). Har du gitt samtykke, kan du alltid trekke det tilbake.

Vi svarer innen 1 måned. Skriv til info@calcoapp.dk for å gjøre bruk av rettighetene dine.

Du kan klage til det danske Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, www.datatilsynet.dk.