Mva på håndverkerarbeid: slik unngår du feil i tilbudene dine

Den alminnelige mva-satsen er ikke vanskelig å huske: 25 prosent. Det vanskelige er å håndtere den konsekvent gjennom hele tilbudet - i timeprisen, i materialene, i kjøringen og i totalen. Et tilbud som blander inkl. og eks. mva, ender enten med en misfornøyd kunde eller med at du selv betaler mellomlegget. Denne guiden holder seg til de kjente hovedreglene slik de fungerer i praksis for tilbudsarbeid.

I praksis er hovedregelen enkel. Gir du tilbud til en privatkunde, skal prisen oppgis inkludert mva. En privatkunde kan ikke trekke fra mva, så prisen med mva er den eneste prisen som betyr noe for henne. Gir du tilbud til en bedriftskunde, er det vanlig og akseptert å oppgi priser eksklusive mva, fordi bedriften som regel har fradrag for inngående mva og regner i nettotall.

Problemet oppstår når samme tilbudsmal brukes til begge kundetyper uten justering. Et bedriftstilbud med priser eks. mva som sendes til en privatkunde, oppleves som en prisøkning på 25 prosent den dagen fakturaen kommer.

Uansett kundetype bør hvert tilbud si eksplisitt om beløpene er inkl. eller eks. mva - både på de enkelte linjene og på totalen. Den mest robuste oppstillingen viser tre tall til slutt: sum eks. mva, mva-beløpet på en egen linje, og totalen inkl. mva. Da er det ingenting å diskutere, verken for en privatkunde eller en bedriftskunde, og du kan bruke samme oppstilling for begge.

Slik ser regnestykket ut for en mindre jobb, satt opp slik det bør stå i tilbudet:

• Materialer: 18 400 kr eks. mva
• Arbeid: 24 000 kr eks. mva
• Kjøring: 600 kr eks. mva
• Sum eks. mva: 43 000 kr
• Mva 25 prosent: 10 750 kr
• Totalt inkl. mva: 53 750 kr

Mva beregnes av hele summen på én gang - også av kjøringen. Alt som faktureres som en del av jobben, skal ha mva, og alt skal vises på samme måte.

• Blandede beløp: arbeid oppgitt inkl. mva og materialer eks. mva i samme tilbud. Kunden klarer ikke å regne ut totalen, og du klarer ikke å forsvare den i etterkant.
• Hoderegning på materialer: du husker kostprisen fra grossisten (eks. mva), legger på påslag i hodet og glemmer mva-en når tallet havner i tilbudet.
• Kjøring og frakt vist eks. mva, men fakturert inkl.: en klassiker der tilleggslinjene ikke følger samme prinsipp som resten av tilbudet, slik at fakturaen blir høyere enn tilbudet.
• Feil baklengsregning: å trekke 25 prosent fra en pris inkl. mva i stedet for å dele på 1,25 - det gir et tall som er for lavt.

Skal du finne prisen eks. mva ut fra en pris inkl. mva, deler du på 1,25. Eksempel: 10 000 kr inkl. mva delt på 1,25 gir 8 000 kr eks. mva, og mva-en er 2 000 kr. Trekker du i stedet 25 prosent fra 10 000 kr, får du 7 500 kr - og det er feil, fordi mva beregnes av beløpet eks. mva, ikke av beløpet inkl. mva.

Det finnes situasjoner der de vanlige reglene ikke gjelder - for eksempel oppdrag for kunder i utlandet eller andre særlige mva-regler. Slike tilfeller skal du ikke anslå deg frem til i et tilbud. Står du med et særtilfelle, så sjekk det med regnskapsføreren eller revisoren din før du sender tilbudet. Det tar fem minutter og er langt billigere enn å rette en faktura i etterkant.

Den sikreste vanen er å la systemet holde mva-disiplinen for deg. I Calco beskriver du jobben, og tilbudet regner selv ut sum, mva og total konsekvent på alle linjer - så du ikke oppdager en mva-feil etter at kunden har sagt ja.