Oppfølging av tilbud: slik ringer du uten å være masete

Stillhet etter et tilbud føles som et nei, så mange lar saken ligge for ikke å virke desperate. Det er en dyr misforståelse. Kunden som ikke svarer, er sjelden kunden som har valgt bort deg - det er oftest kunden som ikke har kommet til beslutningen ennå. Her får du når, hvordan og med hvilke ord du følger opp.

Derfor dør tilbud i innboksen

Når et tilbud ikke blir besvart, er forklaringen sjelden at prisen er feil. Langt oftere er kunden i tvil om en detalj de ikke har fått spurt om. Eller de har det travelt, og badet har sklidd ned under barnas fødselsdag og bilservicen på to-do-listen. Eller de venter på andre tilbud og vil sammenligne før de svarer noen.

Felles for alle tre situasjonene: kunden er fortsatt i markedet, og håndverkeren som følger opp først og høfligst, står best. Stillhet betyr «ikke ennå» langt oftere enn «nei takk».

Når skal du følge opp?

Typisk 2-4 virkedager etter at du har sendt tilbudet. Det er nok tid til at kunden har kunnet lese det og eventuelt innhente andre tilbud, men kort nok til at jobben fortsatt er varm, og du fortsatt er øverst i hukommelsen. Kommer det ikke svar, følg opp igjen etter rundt en uke - og la deretter saken ligge, med mindre kunden selv har bedt om noe annet.

To oppfølginger med ro og god tone er profesjonelt. Fem meldinger på en uke er press. Kunsten er å være tilgjengelig, ikke å ligge på kunden.

Ring - ikke skriv

Et kort anrop slår en e-post. E-poster ender i samme bunke som tilbudet, mens et anrop på to minutter kan oppklare tvilen som egentlig blokkerer beslutningen. Og viktigst: spør om jobben, ikke om beslutningen. «Har du bestemt deg?» setter kunden opp mot en frist de ikke har bedt om. «Er det noe i tilbudet jeg skal utdype?» åpner en samtale der de egentlige spørsmålene kommer frem.

Tre formuleringer du kan bruke ordrett

• Åpneren: «Hei, det er [navn] fra [firma]. Jeg tenkte på [jobben] deres - er det noe i tilbudet du vil at jeg skal utdype eller regne annerledes på?»
• Ved tvil om omfang eller pris: «Mange velger å dele jobben opp. Skal jeg regne på en versjon der vi tar [den viktigste delen] først, så dere kan se det an?»
• Ved «vi skal tenke litt over det»: «Helt greit. Når kunne det passe dere å få jobben gjort? Da ser jeg om jeg kan holde av plassen i kalenderen så lenge.»

Alle tre handler om jobben og kundens situasjon - ikke om å presse frem et ja. Og alle tre gir kunden noe konkret å svare på, noe som er langt lettere enn å forholde seg til «nå, hva sier dere da?»

Vet du i det hele tatt om tilbudet er åpnet?

Én opplysning endrer hele oppfølgingen: om tilbudet er blitt åpnet. Sender du tilbud som en elektronisk aksept-lenke i stedet for en vedlagt PDF, kan du se det. Er tilbudet ikke åpnet etter en uke, er problemet levering - kanskje ligger e-posten i spam, eller adressen var feil - og da skal du ikke snakke pris, du skal sikre at kunden i det hele tatt har sett det. Er tilbudet derimot åpnet flere ganger, sitter det en interessert kunde og tygger på noe. Det er det beste tidspunktet å ringe på.

Gjør det enkelt å akseptere

Mange tilbud strander på det siste steget: print, signer, skann, send tilbake. Hvert ekstra steg er en sjanse for at tidspresset vinner. En aksept-lenke der kunden kan godkjenne direkte på telefonen, fjerner den siste friksjonen - og gir deg samtidig signalet om når tilbudet er åpnet. I Calco er begge deler bygget inn: du beskriver jobben, sender tilbudet med elektronisk aksept, og kan følge med på om det er sett. Da ringer du på kunnskap i stedet for på magefølelse.