Moms på hantverkararbete: så undviker du fel i dina offerter

Momssatsen är inte svår att komma ihåg: 25 procent. Det svåra är att hantera den konsekvent genom hela offerten - i timpriset, i materialen, i körningen och i totalsumman. En offert som blandar inkl. och exkl. moms slutar antingen med en sur kund eller med att du själv betalar mellanskillnaden. Den här guiden håller sig till de allmänt kända huvudreglerna, som de fungerar i praktiken för offertarbete.

I praktiken är huvudregeln enkel. Ger du en offert till en privatkund ska priset anges inklusive moms. En privatkund kan inte dra av momsen, så priset med moms är det enda pris som betyder något för henne. Ger du en offert till ett företag är det vanligt och accepterat att ange priser exklusive moms, eftersom företaget oftast har avdrag för ingående moms och räknar i nettotal.

Problemet uppstår när samma offertmall används till båda kundtyperna utan justering. En företagsoffert med priser exkl. moms som skickas till en privatkund upplevs som en prishöjning på 25 procent den dag fakturan kommer.

Oavsett kundtyp bör varje offert uttryckligen ange om beloppen är inkl. eller exkl. moms - både på de enskilda raderna och på totalsumman. Den mest robusta uppställningen visar tre tal till sist: summa exkl. moms, momsbeloppet på en egen rad, och totalsumman inkl. moms. Då finns inget att diskutera, varken för en privatkund eller ett företag, och du kan använda samma uppställning för båda.

Så ser räkningen ut för ett mindre jobb, uppställt som det bör stå i offerten:

• Material: 18 400 kr exkl. moms
• Arbete: 24 000 kr exkl. moms
• Körning: 600 kr exkl. moms
• Summa exkl. moms: 43 000 kr
• Moms 25 procent: 10 750 kr
• Totalt inkl. moms: 53 750 kr

Momsen räknas på hela summan på en gång - även på körningen. Allt som faktureras som en del av jobbet ska ha moms, och allt ska visas på samma sätt.

• Blandade belopp: arbete angivet inkl. moms och material exkl. moms i samma offert. Kunden klarar inte att räkna ut totalsumman, och du klarar inte att försvara den efteråt.
• Huvudräkning på material: du minns kostpriset från grossisten (exkl. moms), lägger på påslag i huvudet och glömmer momsen när talet hamnar i offerten.
• Körning och frakt visad exkl. moms, men fakturerad inkl.: en klassiker där tilläggsraderna inte följer samma princip som resten av offerten, så fakturan blir högre än offerten.
• Felaktig baklängesräkning: att dra bort 25 procent från ett pris inkl. moms istället för att dela med 1,25 - det ger ett tal som är för lågt.

Ska du hitta priset exkl. moms utifrån ett pris inkl. moms, delar du med 1,25. Exempel: 10 000 kr inkl. moms delat med 1,25 ger 8 000 kr exkl. moms, och momsen är 2 000 kr. Drar du istället bort 25 procent från 10 000 kr får du 7 500 kr - och det är fel, eftersom momsen räknas på beloppet exkl. moms, inte på beloppet inkl. moms.

Det finns situationer där de vanliga reglerna inte gäller - till exempel uppdrag för kunder utomlands eller andra särskilda momsregler. Sådant ska du inte gissa dig till i en offert. Står du med ett specialfall, stäm av det med din redovisningskonsult eller revisor innan du skickar offerten. Det tar fem minuter och är betydligt billigare än att rätta en faktura efteråt.

Den säkraste vanan är att låta systemet hålla momsdisciplinen åt dig. I Calco beskriver du jobbet, och offerten räknar själv ut summa, moms och totalsumma konsekvent på alla rader - så du inte upptäcker ett momsfel efter att kunden sagt ja.