Integritetspolicy

Calco ApS är personuppgiftsansvarig för de uppgifter vi behandlar om dig som kund, inklusive dina kontaktuppgifter, kontouppgifter och din användning av tjänsten.

För de slutkund- och personaluppgifter du själv lägger in i tjänsten (t.ex. namn och adresser till dina egna kunder, mejl i en ansluten inkorg och offerter du skickar) är Calco personuppgiftsbiträde. Det innebär att du är personuppgiftsansvarig för dessa uppgifter och att vi endast behandlar dem enligt dina instruktioner i enlighet med vårt personuppgiftsbiträdesavtal.

När vi använder samlade mönster från flera kunder för att förbättra tjänsten är Calco självständigt personuppgiftsansvarig för den behandlingen. Se avsnittet "Förbättring av tjänsten".

Calco ApS
CVR 46543319
Paradisæblevej 4, 2500 Valby
Kontakt: info@calcoapp.dk

• Vid registrering: företagsnamn, yrke, e-post, lösenord (lagras endast som hash) och språkval. Innan du kan skapa offerter: organisationsnummer (eller CVR-nummer), land, kontaktpersonens namn och telefonnummer
• Hur du hittade oss: om du kom via en annons eller en länk sparas kampanjdata (t.ex. utm-parametrar, klick-ID från Meta och Google, hänvisande sida och landningssida) lokalt i din webbläsare och kopplas till ditt företag när du skapar ett konto
• Faktureringsuppgifter: hanteras av Stripe, vi sparar endast ett kund-ID
• Det innehåll du skickar för offertgenerering: uppdragsbeskrivning, bilder, dokument (t.ex. PDF, DXF, Excel och Word), kundens namn och adress, prisfiler och tidigare offerter
• Ändringar du gör i offerter (även i utkast som inte skickas), så att Calco kan lära sig hur ditt företag räknar
• Driftlogg: en revisionslogg över händelser i ditt konto (vem, när, vad som ändrades samt IP-adress och webbläsaruppgifter) och felrapporter från appen, för drift, säkerhet och felsökning
• Åtkomstuppgifter till system du själv ansluter (ordersystem, bokföring och inkorg). Se avsnittet "Integrationer"

När du talar in ett uppdrag i appen använder vi telefonens egen taligenkänning. Stöder telefonen igenkänning på enheten sker den lokalt. Annars behandlas ljudet av telefonens operativsystem (Apple på iPhone, Google på Android) enligt deras villkor. Calco tar endast emot den färdiga texten, aldrig ljudet. Funktionen finns inte i webbversionen.

När du skickar en offert får din kund en personlig länk med en slumpmässig nyckel på 32 tecken. Länken fungerar i 60 dagar. Skickar du en ny version av offerten ersätts den gamla länken.

• När länken öppnas registrerar vi tidpunkten för första och senaste visning och antal visningar. Vi sparar inte kundens IP-adress vid visning
• Vid godkännande sparar vi tidpunkt, kundens IP-adress, kvittens på information om ångerrätt och ett eventuellt samtycke till att arbetet påbörjas innan ångerfristen har löpt ut
• Vid avböjande sparar vi tidpunkt, IP-adress och den motivering kunden själv skriver
• Sidan visar inte dina inköpspriser, interna fält eller kundens e-post
• 90 dagar efter att länken har gått ut raderar vi automatiskt offertinnehållet på länken, IP-adresserna och motiveringen till avböjande

Offertsidan använder Cloudflare Web Analytics (utan cookies) och kan visa ett flygfoto av adressen, som hämtas från Dataforsyningen.

Du kan ansluta Calco till ditt order- eller bokföringssystem: Apacta, Minuba, Ordrestyring, Kompas4, e-conomic, Dinero, Billy eller Fortnox. När du överför en offert skickar vi offertens titel, text och rader samt kundens namn, organisationsnummer, adress, e-post och telefon (det systemet behöver för att skapa kunden). Vi hämtar kunder, artiklar och status tillbaka så att de kan visas i Calco.

API-nycklar och åtkomsttoken lagras krypterade med AES-256 och en nyckel som inte finns i databasen. De dekrypteras endast när vi anropar systemet. Kopplar du från raderar vi de lagrade nycklarna.

Du kan ge Calco åtkomst att läsa nya kundförfrågningar i företagets inkorg, så att de kan bli offerter. Calco kan endast läsa, aldrig skicka, radera eller ändra mejl.

• Microsoft 365 / Outlook: du loggar in hos Microsoft och ger åtkomsten "offline_access User.Read Mail.Read". Calco läser endast mappen Inkorgen. Åtkomsttoken lagras krypterad med AES-256. Kopplar du från raderar vi token
• Google Workspace / Gmail: din Workspace-administratör ger Calco läsåtkomst (gmail.readonly) till en viss brevlåda. Vi lagrar ingen åtkomsttoken för dig. Kopplar du från slutar vi läsa
• Från varje nytt mejl sparar vi avsändarens namn och e-post, ämne, mejlets text (högst 12 000 tecken), uppgifter om bilagor och Calcos bedömning av förfrågan (t.ex. adress och uppdrag). Texten skickas till Anthropic för att bedöma om mejlet är ett uppdrag
• Förfrågningar från inkorgen sparas så länge ditt konto är aktivt och raderas tillsammans med det

Calcos användning och överföring av information som tas emot från Googles API:er följer Google API Services User Data Policy, inklusive kraven på begränsad användning (Limited Use).

Ber du oss hämta din prisfil skickar vi ett mejl till grossisten från prisfiler@calcoapp.dk med ditt företagsnamn, organisationsnummer, kontaktpersonens namn och en referenskod. Den första förfrågan skickas med din e-post som kopia, och vi ber grossisten bekräfta ditt kundnummer. Vi skickar först när du har undertecknat en fullmakt i Calco och vi har kontrollerat ditt organisationsnummer.

Prisfiler lagras i vår lagring inom EU och används för att beräkna dina egna offerter. Dessutom använder Calco anonyma, sammanställda prisuppgifter för att visa uppskattade inköpspriser på varor som ett företag ännu inte har i sin egen prisfil. En uppskattning beräknas endast utifrån uppgifter från minst 3 olika företag, som en median, och ingen kan se ett annat företags priser, rabatter eller vilka företag som ingår.

Med Calco Connect kan du dela en del av ett uppdrag med ett annat företag som använder Calco. Det kräver att båda företagen har godkänt kopplingen. Partnern ser endast det du delar: beskrivningen av deluppdraget (utan dina priser), de bilder du väljer, adressen, tidsfristen och ett eventuellt påslag. Partnern ser inte dina övriga rader, priser eller kunder. Du ser endast de rader partnern själv skickar tillbaka.

Varje företag är personuppgiftsansvarigt för de uppgifter det delar och tar emot. Calco är personuppgiftsbiträde för båda. Bjuder du in ett företag som inte använder Calco sparar vi den inbjudnas namn, e-post, telefon och organisationsnummer, och inbjudan upphör efter 30 dagar.

Du kan själv välja att koppla din Calco-användare till ChatGPT (OpenAI) eller Claude (Anthropic). Kopplingen skapas av dig med ditt eget konto hos OpenAI eller Anthropic, och du godkänner den i Calco. Du kan koppla bort den när som helst under Integrationer i Calco, och då upphör åtkomsten direkt.

När kopplingen är aktiv skickar ChatGPT eller Claude det du ber om till Calco - till exempel en uppdragsbeskrivning till en offert eller en varusökning. Calco skickar tillbaka svaret: offertens titel, antal rader och total, varor och priser från dina prisfiler eller status på dina skickade offerter. Inköpspriser skickas bara om din användare får se dem i Calco. Kopplingen kan inte skicka offerter till kunder och kan inte ändra priser eller inställningar.

Det som skickas mellan dig och ChatGPT eller Claude behandlas av OpenAI eller Anthropic enligt de villkor du har med dem som användare av deras tjänst. De är inte Calcos underbiträden för den delen. Du ansvarar själv för att du får dela uppgifterna - till exempel kundnamn och adresser - med den tjänst du har valt. Calco sparar en kort logg över anropen (användare, verktyg, tidpunkt och om anropet lyckades) för drift och säkerhet.

Calco lär sig först och främst av ditt eget företags ändringar, och den inlärningen används endast i ditt eget företag.

Dessutom använder vi samlade mönster från flera kunder för att förbättra tjänsten för alla: vilken grossistartikel som passar en offertrad och vilka rader hantverkare inom samma yrke ofta lägger till eller tar bort. Ett mönster används endast om minst tre oberoende företag har bekräftat det. Priser, kundnamn och adresser ingår inte, och ett nytt yrkesmönster blir först en regel när en medarbetare på Calco har godkänt det. Behandlingen sker med stöd av vårt berättigade intresse av att förbättra tjänsten (art. 6.1 f), och du kan invända genom att skriva till info@calcoapp.dk.

För intern kvalitetstestning av beräkningarna kan vi använda offertrader (artikelnamn, mängder och valda artiklar). De används endast internt och delas inte.

• Dataskyddsförordningen art. 6.1 b: behandling som är nödvändig för att fullgöra avtalet med dig
• Art. 6.1 c: rättslig förpliktelse, bland annat förvaring av bokföringsmaterial enligt den danska bokföringslagen
• Art. 6.1 f: berättigat intresse av säker och stabil drift, skydd mot missbruk, mätning av hur folk hittar Calco och löpande förbättring av produkten
• Art. 6.1 a: samtycke till Meta Pixel på vår webbplats (se cookiepolicyn)

Vi behandlar dina uppgifter för att leverera tjänsten, fakturera dig korrekt, hålla tjänsten säker och förbättra produkten. Vi säljer inte dina uppgifter till tredje part.

• Supabase Inc. (USA) - databas, inloggning och fillagring. Data lagras inom EU (Frankfurt, Tyskland)
• Cloudflare Inc. (USA) - drift av webbplats och webbapp, nätverk och anonym besöksstatistik. Globalt nätverk
• Anthropic PBC (USA) - beräkning av offerter och bedömning av mejl i inkorgen. Tar emot uppdragsbeskrivning, bilder, dokument, kundens namn och adress, prisfilsträffar och tidigare offerter. Behandlas i USA. Se "Anthropic"
• Resend Inc. (USA) - utskick av mejl, t.ex. offerter till dina kunder och förfrågningar till grossister
• Stripe (Irland, moderbolag i USA) - betalning och abonnemang
• Expo / 650 Industries Inc. (USA) - pushnotiser till appen och appuppdateringar
• Telegram (Förenade Arabemiraten) - interna driftlarm till Calcos team, som kan innehålla företagsnamn och användarens namn, e-post och telefon
• Google (Irland/USA) - kalenderinbjudan när du bokar onboarding, och läsning av Gmail endast om du ansluter det
• Microsoft (Irland/USA) - läsning av Outlook-inkorgen, endast om du ansluter den
• Meta Platforms (Irland/USA) - Meta Pixel och hashade registreringsuppgifter, endast om du har gett samtycke på vår webbplats
• Order- och bokföringssystem, endast om du ansluter dem: Apacta (Danmark), Minuba (Danmark), Ordrestyring (Danmark), Kompas4 (Danmark), e-conomic och Dinero (Visma, Danmark), Billy (Danmark) och Fortnox (Sverige)

• Erhvervsstyrelsen (danska CVR-registret) - uppslag och sökning av danskt CVR-nummer, med cvrapi.dk som reserv. Från vår server
• Dataforsyningen och Datafordeleren (danska staten) - adresser, byggnadsdata (BBR), tomtarea och flygfoton. Från vår server. Adressökning i företagsinställningarna sker direkt från din webbläsare
• Brønnøysundregistrene (Norge) - uppslag av norskt organisationsnummer. Från vår server
• Kartverket (norska staten) - adressuppslag för att räkna ut resekostnad för norska företag. Endast gata, husnummer, postnummer och ort skickas - aldrig namn. Från vår server. Adressdata © Kartverket (CC BY 4.0)
• OpenStreetMap Foundation (Nominatim, Storbritannien) - adressuppslag för att räkna ut resekostnad för svenska företag. Endast gata, husnummer, postnummer och ort skickas - aldrig namn. Från vår server. Storbritannien har ett beslut från EU-kommissionen om adekvat skyddsnivå. Kartdata © OpenStreetMap-bidragsgivare (ODbL)

Supabase, Cloudflare, Anthropic, Resend, Stripe, Expo, Google, Microsoft och Meta är amerikanska bolag eller har amerikanska moderbolag, och Telegram (Förenade Arabemiraten) finns utanför EU. Överföringar sker med stöd av EU-kommissionens standardavtalsklausuler (SCC) och, där mottagaren är certifierad, EU-US Data Privacy Framework.

Vi skickar endast det som behövs för att beräkna offerten eller bedöma mejlet, och vi skickar inga användar-ID:n. Enligt Anthropics kommersiella villkor används data som skickas via deras API inte för att träna modeller. Anthropic sparar data enligt sina gällande villkor för lagring. Vi har inget avtal om nollagring.

• Kontouppgifter raderas senast 30 dagar efter att kundförhållandet har upphört
• Faktura- och bokföringsuppgifter sparas i 5 år enligt den danska bokföringslagen
• Filer du laddar upp för offertgenerering sparas i 90 dagar så att du kan beräkna offerten igen, och raderas sedan automatiskt
• Offertlänkar: innehåll, IP-adresser och motivering till avböjande raderas automatiskt 90 dagar efter att länken har gått ut
• Förfrågningar från en ansluten inkorg, revisionslogg och felrapporter sparas så länge ditt konto är aktivt och raderas tillsammans med kontot
• Registreringar som aldrig slutfördes (utan organisationsnummer och utan aktivitet) raderas efter 7 dagar

Data skickas krypterat (HTTPS). Varje företags data är åtskild i databasen med åtkomstregler, så att ett företag endast kan se sina egna uppgifter. Åtkomstnycklar till anslutna system lagras krypterade med AES-256.

Inträffar en personuppgiftsincident anmäler vi den till det danska Datatilsynet inom 72 timmar när vi är personuppgiftsansvariga. När vi är personuppgiftsbiträde underrättar vi dig utan onödigt dröjsmål så att du kan uppfylla dina egna skyldigheter.

Du har rätt till insyn, rättelse, radering och dataportabilitet samt rätt att invända (art. 21) och att få behandlingen begränsad (art. 18). Har du gett samtycke kan du alltid återkalla det.

Vi svarar inom 1 månad. Skriv till info@calcoapp.dk för att utöva dina rättigheter.

Du kan lämna klagomål till det danska Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, www.datatilsynet.dk.