Uppföljning av offerter: så ringer du utan att vara påträngande

Tystnad efter en offert känns som ett nej, så många låter saken ligga för att inte verka desperata. Det är ett dyrt missförstånd. Kunden som inte svarar är sällan kunden som valt bort dig - det är oftast kunden som inte kommit till beslutet än. Här får du när, hur och med vilka ord du följer upp.

Därför dör offerter i inkorgen

När en offert inte besvaras är förklaringen sällan att priset är fel. Mycket oftare är kunden osäker på en detalj de inte riktigt hunnit fråga om. Eller de har mycket att göra, och badrummet har åkt ner under barnens födelsedag och bilens service på att-göra-listan. Eller de väntar på andra offerter och vill jämföra innan de svarar någon.

Gemensamt för alla tre situationerna: kunden är fortfarande på marknaden, och den hantverkare som följer upp först och trevligast står bäst. Tystnad betyder 'inte än' mycket oftare än 'nej tack'.

När ska du följa upp?

Vanligtvis 2-4 vardagar efter att du skickat offerten. Det är nog tid för att kunden ska ha kunnat läsa den och eventuellt skaffa andra offerter, men kort nog för att jobbet fortfarande är aktuellt, och du fortfarande högst upp i minnet. Kommer det inget svar, följ upp igen efter cirka en vecka - och låt sedan saken vila, om inte kunden själv bett om annat.

Två uppföljningar med lugn och god ton är professionellt. Fem meddelanden på en vecka är press. Konsten är att finnas till hands, inte att ligga på.

Ring - skriv inte

Ett kort samtal slår ett mejl. Mejl hamnar i samma hög som offerten, medan ett samtal på två minuter kan klara upp den osäkerhet som egentligen blockerar beslutet. Och viktigast: fråga om jobbet, inte om beslutet. 'Har du bestämt dig?' sätter kunden mot en deadline de inte bett om. 'Är det något i offerten jag ska förtydliga?' öppnar ett samtal där de verkliga frågorna kommer fram.

Tre formuleringar du kan använda ordagrant

• Öppningen: 'Hej, det är [namn] från [företag]. Jag tänkte på era [jobb] - är det något i offerten du vill att jag förtydligar eller räknar på ett annat sätt?'
• Vid osäkerhet om omfattning eller pris: 'Många väljer att dela upp jobbet. Ska jag räkna på en version där vi tar [den viktigaste delen] först, så ni kan se hur det blir?'
• Vid 'vi ska fundera på det': 'Helt rätt. När skulle det passa er att få arbetet gjort? Då kollar jag om jag kan hålla platsen i kalendern så länge.'

Alla tre handlar om jobbet och kundens situation - inte om att pressa fram ett ja. Och alla tre ger kunden något konkret att svara på, vilket är mycket lättare än att förhålla sig till 'nå, vad säger ni då?'

Vet du överhuvudtaget om offerten är öppnad?

En uppgift ändrar hela uppföljningen: om offerten har öppnats. Skickar du offerten som en online-accept-länk istället för en bifogad PDF kan du se det. Är offerten inte öppnad efter en vecka är problemet leverans - kanske ligger mejlet i skräppost, eller adressen var fel - och då ska du inte prata pris, du ska säkerställa att kunden överhuvudtaget har sett den. Är offerten däremot öppnad flera gånger sitter det en intresserad kund och tuggar på något. Det är bästa tidpunkten att ringa.

Gör det enkelt att acceptera

Många offerter fastnar på det sista steget: skriva ut, signera, skanna, skicka tillbaka. Varje extra steg är en chans för att stressen vinner. En accept-länk där kunden kan godkänna direkt i telefonen tar bort den sista friktionen - och ger dig samtidigt signalen om när offerten är öppnad. I Calco är båda delarna inbyggda: du beskriver jobbet, skickar offerten med online-accept, och kan följa om den är sedd. Så ringer du på kunskap istället för på magkänsla.