Privatlivspolitik

Calco ApS er dataansvarlig for de oplysninger vi behandler om dig som kunde, herunder dine kontaktoplysninger, kontooplysninger og din brug af tjenesten.

For de slutkunde- og medarbejderdata du selv lægger ind i tjenesten (fx navne og adresser på dine egne kunder, mails i en forbundet indbakke og tilbud du sender) er Calco databehandler. Det betyder at du er dataansvarlig for disse oplysninger, og at vi alene behandler dem efter din instruks i henhold til vores databehandleraftale.

Når vi bruger samlede mønstre på tværs af kunder til at forbedre tjenesten, er Calco selvstændig dataansvarlig for den behandling. Se afsnittet "Forbedring af tjenesten".

Calco ApS
CVR 46543319
Paradisæblevej 4, 2500 Valby
Kontakt: info@calcoapp.dk

• Ved oprettelse: firmanavn, fag, email, password (gemmes kun som hash) og sprogvalg. Før du kan lave tilbud: CVR-nummer (eller tilsvarende organisationsnummer), land, kontaktpersonens navn og telefonnummer
• Hvordan du fandt os: hvis du kom via en annonce eller et link, gemmes kampagnedata (fx utm-parametre, Meta- og Google-klik-id, henvisende side og landingsside) lokalt i din browser og knyttes til din virksomhed, når du opretter en konto
• Faktureringsdata: håndteres af Stripe, vi gemmer kun et kunde-id
• Det indhold du sender til tilbudsgenerering: opgavebeskrivelse, billeder, dokumenter (fx PDF, DXF, Excel og Word), kundens navn og adresse, prisfiler og historiske tilbud
• Rettelser du laver i tilbud (også i kladder, der ikke sendes), så Calco kan lære dit firmas måde at regne på
• Driftslog: en revisionslog over handlinger i din konto (hvem, hvornår, hvad der blev ændret, samt IP-adresse og browser-oplysninger) og fejlrapporter fra appen, til drift, sikkerhed og fejlsøgning
• Adgangsoplysninger til systemer du selv forbinder (ordrestyring, regnskab og indbakke). Se afsnittet "Integrationer"

Når du indtaler en opgave i appen, bruger vi telefonens egen talegenkendelse. Understøtter telefonen genkendelse på enheden, sker den lokalt. Ellers behandles lyden af telefonens styresystem (Apple på iPhone, Google på Android) efter deres vilkår. Calco modtager kun den færdige tekst, aldrig lyden. Funktionen findes ikke i webudgaven.

Når du sender et tilbud, får din kunde et personligt link med en tilfældig nøgle på 32 tegn. Linket virker i 60 dage. Sender du en ny udgave af tilbuddet, erstattes det gamle link.

• Når linket åbnes, registrerer vi tidspunktet for første og seneste visning og antal visninger. Vi gemmer ikke kundens IP-adresse ved visning
• Ved accept gemmer vi tidspunkt, kundens IP-adresse, kvittering for oplysning om fortrydelsesret og et eventuelt samtykke til at arbejdet starter før fortrydelsesfristen er udløbet
• Ved afvisning gemmer vi tidspunkt, IP-adresse og den begrundelse kunden selv skriver
• Siden viser ikke dine indkøbspriser, interne felter eller kundens email
• 90 dage efter at linket er udløbet, sletter vi automatisk tilbudsindholdet på linket, IP-adresserne og begrundelsen for afvisning

Siden med tilbuddet bruger Cloudflare Web Analytics (uden cookies) og kan vise et luftfoto af adressen, som hentes fra Dataforsyningen.

Du kan forbinde Calco med dit ordrestyrings- eller regnskabssystem: Apacta, Minuba, Ordrestyring, Kompas4, e-conomic, Dinero, Billy eller Fortnox. Når du overfører et tilbud, sender vi tilbuddets titel, tekst og linjer samt kundens navn, CVR, adresse, email og telefon (det systemet skal bruge for at oprette kunden). Vi henter kunder, varer og status tilbage, så de kan vises i Calco.

API-nøgler og adgangstokens gemmes krypteret med AES-256 og en nøgle, der ikke ligger i databasen. De dekrypteres kun, når vi kalder systemet. Afbryder du forbindelsen, sletter vi de gemte nøgler.

Du kan give Calco adgang til at læse nye kundehenvendelser i din firma-indbakke, så de kan blive til tilbud. Calco kan kun læse, aldrig sende, slette eller ændre mails.

• Microsoft 365 / Outlook: du logger ind hos Microsoft og giver adgangen "offline_access User.Read Mail.Read". Calco læser kun mappen Indbakke. Adgangstokenet gemmes krypteret med AES-256. Afbryder du forbindelsen, sletter vi tokenet
• Google Workspace / Gmail: din Workspace-administrator giver Calco læseadgang (gmail.readonly) til en bestemt postkasse. Vi gemmer ingen adgangstoken for dig. Afbryder du forbindelsen, stopper vi med at læse
• Fra hver ny mail gemmer vi afsenderens navn og email, emne, mailens tekst (højst 12.000 tegn), oplysninger om vedhæftede filer og Calcos vurdering af henvendelsen (fx adresse og opgave). Teksten sendes til Anthropic for at vurdere, om mailen er en opgave
• Henvendelser fra indbakken opbevares, så længe din konto er aktiv, og slettes sammen med den

Calcos brug og overførsel af oplysninger modtaget fra Googles API'er overholder Google API Services User Data Policy, herunder kravene om begrænset brug (Limited Use).

Beder du os hente din prisfil, sender vi en mail til grossisten fra prisfiler@calcoapp.dk med dit firmanavn, CVR-nummer, kontaktpersonens navn og en referencekode. Den første anmodning sendes med din email som kopi, og vi beder grossisten bekræfte dit kundenummer. Vi sender først, når du har underskrevet en fuldmagt i Calco, og vi har kontrolleret dit CVR-nummer.

Prisfiler gemmes i vores lager i EU og bruges til at beregne dine egne tilbud. Derudover bruger Calco anonyme, samlede prisdata til at vise anslåede indkøbspriser på varer, som et firma endnu ikke har i sin egen prisfil. Et anslag beregnes kun ud fra data fra mindst 3 forskellige firmaer, som en median, og ingen kan se et andet firmas priser, rabatter eller hvilke firmaer der indgår.

Med Calco Connect kan du dele en del af en opgave med et andet firma, der bruger Calco. Det kræver, at begge firmaer har accepteret forbindelsen. Partneren ser kun det, du deler: beskrivelsen af delopgaven (uden dine priser), de billeder du vælger, adressen, fristen og et eventuelt tillæg. Partneren ser ikke dine øvrige linjer, priser eller kunder. Du ser kun de linjer, partneren selv sender tilbage.

Hvert firma er dataansvarlig for de oplysninger, det deler og modtager. Calco er databehandler for begge. Inviterer du et firma, der ikke bruger Calco, gemmer vi navn, email, telefon og CVR på den inviterede, og invitationen udløber efter 30 dage.

Du kan selv vælge at forbinde din Calco-bruger til ChatGPT (OpenAI) eller Claude (Anthropic). Forbindelsen oprettes af dig med din egen konto hos OpenAI eller Anthropic, og du godkender den i Calco. Du kan afbryde den når som helst under Integrationer i Calco, og så holder adgangen op med det samme.

Når forbindelsen er aktiv, sender ChatGPT eller Claude det, du beder om, til Calco - fx en opgavebeskrivelse til et tilbud eller et vareopslag. Calco sender svaret tilbage: tilbuddets titel, antal linjer og total, varer og priser fra dine prisfiler eller status på dine sendte tilbud. Kostpriser sendes kun, hvis din bruger må se dem i Calco. Forbindelsen kan ikke sende tilbud til kunder og kan ikke ændre priser eller indstillinger.

Det, der sendes mellem dig og ChatGPT eller Claude, behandles af OpenAI eller Anthropic efter de vilkår, du har med dem som bruger af deres tjeneste. De er ikke Calcos underdatabehandlere for den del. Du er selv ansvarlig for, at du må dele oplysningerne - fx kundenavne og adresser - med den tjeneste, du har valgt. Calco gemmer en kort log over kaldene (bruger, værktøj, tidspunkt og om kaldet lykkedes) til drift og sikkerhed.

Calco lærer først og fremmest af dit eget firmas rettelser, og den læring bruges kun i dit eget firma.

Derudover bruger vi samlede mønstre på tværs af kunder til at forbedre tjenesten for alle: hvilken grossistvare der passer til en tilbudslinje, og hvilke linjer håndværkere i samme fag typisk tilføjer eller fjerner. Et mønster bruges kun, hvis mindst tre uafhængige firmaer har bekræftet det. Priser, kundenavne og adresser indgår ikke, og et nyt fagligt mønster bliver først en regel, når en medarbejder hos Calco har godkendt det. Behandlingen sker på grundlag af vores legitime interesse i at forbedre tjenesten (art. 6(1)(f)), og du kan gøre indsigelse ved at skrive til info@calcoapp.dk.

Til intern kvalitetstest af beregningerne kan vi bruge tilbudslinjer (varenavne, mængder og valgte varer). De bruges kun internt og deles ikke.

• Databeskyttelsesforordningens art. 6(1)(b): behandling der er nødvendig for at opfylde aftalen med dig
• Art. 6(1)(c): retlig forpligtelse, herunder opbevaring af bogføringsmateriale efter bogføringsloven
• Art. 6(1)(f): legitim interesse i sikker og stabil drift, sikkerhed mod misbrug, måling af hvordan folk finder Calco samt løbende forbedring af produktet
• Art. 6(1)(a): samtykke til Meta Pixel på vores hjemmeside (se cookiepolitikken)

Vi behandler dine data for at levere tjenesten, fakturere dig korrekt, holde tjenesten sikker og forbedre produktet. Vi sælger ikke dine data til tredjepart.

• Supabase Inc. (USA) - database, login og fillager. Data ligger i EU (Frankfurt, Tyskland)
• Cloudflare Inc. (USA) - hosting af hjemmeside og webapp, netværk og anonym besøgsstatistik. Globalt netværk
• Anthropic PBC (USA) - beregning af tilbud og vurdering af indbakke-mails. Modtager opgavebeskrivelse, billeder, dokumenter, kundens navn og adresse, prisfil-match og historiske tilbud. Behandles i USA. Se "Anthropic"
• Resend Inc. (USA) - udsendelse af mails, fx tilbud til dine kunder og anmodninger til grossister
• Stripe (Irland, moderselskab i USA) - betaling og abonnement
• Expo / 650 Industries Inc. (USA) - push-beskeder til appen og app-opdateringer
• Telegram (De Forenede Arabiske Emirater) - interne driftsalarmer til Calcos team, som kan indeholde firmanavn, brugerens navn, email og telefon
• Google (Irland/USA) - kalenderinvitation når du booker onboarding, og læsning af Gmail kun hvis du forbinder den
• Microsoft (Irland/USA) - læsning af Outlook-indbakke, kun hvis du forbinder den
• Meta Platforms (Irland/USA) - Meta Pixel og hashede tilmeldingsdata, kun hvis du har givet samtykke på vores hjemmeside
• Ordrestyrings- og regnskabssystemer, kun hvis du forbinder dem: Apacta (Danmark), Minuba (Danmark), Ordrestyring (Danmark), Kompas4 (Danmark), e-conomic og Dinero (Visma, Danmark), Billy (Danmark) og Fortnox (Sverige)

• Erhvervsstyrelsen (CVR-registret) - opslag og søgning af CVR-nummer, med cvrapi.dk som reserve. Fra vores server
• Dataforsyningen og Datafordeleren (den danske stat) - adresser, BBR-oplysninger, grundareal og luftfoto. Fra vores server. Adressesøgning i firmaindstillinger sker direkte fra din browser
• Brønnøysundregistrene (Norge) - opslag af organisationsnummer. Fra vores server
• Kartverket (den norske stat) - adresseopslag til beregning af kørsel for norske firmaer. Kun vej, husnummer, postnummer og by sendes - aldrig navn. Fra vores server. Adressedata © Kartverket (CC BY 4.0)
• OpenStreetMap Foundation (Nominatim, Storbritannien) - adresseopslag til beregning af kørsel for svenske firmaer. Kun vej, husnummer, postnummer og by sendes - aldrig navn. Fra vores server. Storbritannien har en afgørelse fra EU-Kommissionen om tilstrækkeligt beskyttelsesniveau. Kortdata © OpenStreetMap-bidragydere (ODbL)

Supabase, Cloudflare, Anthropic, Resend, Stripe, Expo, Google, Microsoft og Meta er amerikanske selskaber eller har amerikanske moderselskaber, og Telegram (De Forenede Arabiske Emirater) ligger uden for EU. Overførsler sker på grundlag af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (SCC) og, hvor modtageren er tilsluttet, EU-US Data Privacy Framework.

Vi sender kun det, der skal bruges til at beregne tilbuddet eller vurdere mailen, og vi sender ingen brugerid'er med. Efter Anthropics kommercielle vilkår bruges data sendt via deres API ikke til at træne modeller. Anthropic opbevarer data efter deres gældende vilkår for opbevaring. Vi har ikke en aftale om nul-opbevaring.

• Kontodata slettes senest 30 dage efter ophør af dit kundeforhold
• Faktura- og bogføringsdata opbevares i 5 år som krævet efter bogføringsloven
• Filer du uploader til tilbudsgenerering opbevares i 90 dage, så du kan beregne tilbuddet igen, og slettes derefter automatisk
• Tilbudslinks: indhold, IP-adresser og afvisningsbegrundelse slettes automatisk 90 dage efter at linket er udløbet
• Henvendelser fra en forbundet indbakke, revisionslog og fejlrapporter opbevares, så længe din konto er aktiv, og slettes sammen med kontoen
• Oprettelser der aldrig blev gjort færdige (uden CVR og uden aktivitet) slettes efter 7 dage

Data sendes krypteret (HTTPS). Hvert firmas data er adskilt i databasen med adgangsregler, så et firma kun kan se sine egne data. Adgangsnøgler til forbundne systemer gemmes krypteret med AES-256.

Sker der et brud på persondatasikkerheden, anmelder vi det til Datatilsynet inden 72 timer, når vi er dataansvarlige. Når vi er databehandler, underretter vi dig uden unødig forsinkelse, så du kan opfylde dine egne forpligtelser.

Du har ret til indsigt, berigtigelse, sletning og dataportabilitet samt ret til at gøre indsigelse (art. 21) og til at få behandlingen begrænset (art. 18). Har du givet samtykke, kan du altid trække det tilbage.

Vi besvarer din henvendelse inden for 1 måned. Skriv til info@calcoapp.dk for at gøre brug af dine rettigheder.

Du kan klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, www.datatilsynet.dk.