Datenschutzerklärung

Diese Übersetzung dient der Information. Im Zweifel ist die dänische Fassung maßgeblich. Calco ApS ist der Verantwortliche für die Informationen, die wir über Sie als Kunde verarbeiten, einschließlich Ihrer Kontaktdaten, Kontodaten und Ihrer Nutzung des Dienstes.

Für die Endkunden- und Mitarbeiterdaten, die Sie selbst in den Dienst eingeben (z. B. Namen und Adressen Ihrer eigenen Kunden, E-Mails in einem verbundenen Posteingang und von Ihnen gesendete Angebote), ist Calco Auftragsverarbeiter. Das bedeutet, dass Sie der Verantwortliche für diese Informationen sind und dass wir sie nur nach Ihrer Anweisung gemäß unserer Datenverarbeitungsvereinbarung verarbeiten.

Wenn wir zusammengefasste Muster über Kunden hinweg nutzen, um den Dienst zu verbessern, ist Calco für diese Verarbeitung eigenständiger Verantwortlicher. Siehe den Abschnitt "Verbesserung des Dienstes".

Calco ApS
CVR 46543319
Paradisæblevej 4, 2500 Valby
Kontakt: info@calcoapp.dk

• Bei der Anmeldung: Firmenname, Branche, E-Mail, Passwort (nur als Hash gespeichert) und Sprachwahl. Bevor Sie Angebote erstellen können: CVR-Nummer (oder entsprechende Organisationsnummer), Land, Name und Telefonnummer der Kontaktperson
• Wie Sie uns gefunden haben: Wenn Sie über eine Anzeige oder einen Link zu uns gekommen sind, werden Kampagnendaten (z. B. UTM-Parameter, Meta- und Google-Klick-IDs, verweisende Seite und Landingpage) lokal in Ihrem Browser gespeichert und mit Ihrem Unternehmen verknüpft, wenn Sie ein Konto erstellen
• Abrechnungsdaten: werden von Stripe verwaltet, wir speichern nur eine Kunden-ID
• Die Inhalte, die Sie zur Angebotserstellung einreichen: Aufgabenbeschreibung, Bilder, Dokumente (z. B. PDF, DXF, Excel und Word), Name und Adresse des Kunden, Preisdateien und frühere Angebote
• Korrekturen, die Sie an Angeboten vornehmen (auch an Entwürfen, die nie gesendet werden), damit Calco lernen kann, wie Ihr Unternehmen kalkuliert
• Betriebsprotokoll: ein Prüfprotokoll der Aktionen in Ihrem Konto (wer, wann, was geändert wurde, sowie IP-Adresse und Browserdaten) und Fehlerberichte aus der App, für Betrieb, Sicherheit und Fehlerbehebung
• Zugangsdaten für Systeme, die Sie selbst verbinden (Auftragsverwaltung, Buchhaltung und Posteingang). Siehe den Abschnitt "Integrationen"

Wenn Sie eine Aufgabe in der App diktieren, verwenden wir die Spracherkennung des Telefons selbst. Unterstützt das Telefon die Erkennung auf dem Gerät, erfolgt diese lokal. Andernfalls wird der Ton vom Betriebssystem des Telefons (Apple auf dem iPhone, Google auf Android) nach dessen Bedingungen verarbeitet. Calco erhält nur den fertigen Text, niemals den Ton. Die Funktion ist in der Webversion nicht verfügbar.

Wenn Sie ein Angebot senden, erhält Ihr Kunde einen persönlichen Link mit einem zufälligen 32-stelligen Schlüssel. Der Link ist 60 Tage gültig. Senden Sie eine neue Version des Angebots, wird der alte Link ersetzt.

• Wenn der Link geöffnet wird, erfassen wir den Zeitpunkt der ersten und letzten Ansicht sowie die Anzahl der Aufrufe. Wir speichern die IP-Adresse des Kunden bei der Ansicht nicht
• Bei Annahme speichern wir den Zeitpunkt, die IP-Adresse des Kunden, die Bestätigung der Information über das Widerrufsrecht und eine etwaige Zustimmung, dass die Arbeit vor Ablauf der Widerrufsfrist beginnt
• Bei Ablehnung speichern wir den Zeitpunkt, die IP-Adresse und die vom Kunden selbst angegebene Begründung
• Die Seite zeigt nicht Ihre Einkaufspreise, interne Felder oder die E-Mail-Adresse des Kunden
• 90 Tage nach Ablauf des Links löschen wir automatisch den Angebotsinhalt auf dem Link, die IP-Adressen und die Ablehnungsbegründung

Die Angebotsseite verwendet Cloudflare Web Analytics (ohne Cookies) und kann ein Luftbild der Adresse anzeigen, das von Dataforsyningen abgerufen wird.

Sie können Calco mit Ihrem Auftragsverwaltungs- oder Buchhaltungssystem verbinden: Apacta, Minuba, Ordrestyring, Kompas4, e-conomic, Dinero, Billy oder Fortnox. Wenn Sie ein Angebot übertragen, senden wir den Titel, den Text und die Positionen des Angebots sowie Name, CVR-Nummer, Adresse, E-Mail und Telefon des Kunden (was das System benötigt, um den Kunden anzulegen). Wir holen Kunden, Artikel und Status zurück, damit sie in Calco angezeigt werden können.

API-Schlüssel und Zugangstokens werden verschlüsselt mit AES-256 und einem Schlüssel gespeichert, der nicht in der Datenbank liegt. Sie werden nur entschlüsselt, wenn wir das System aufrufen. Wenn Sie die Verbindung trennen, löschen wir die gespeicherten Schlüssel.

Sie können Calco Zugriff gewähren, um neue Kundenanfragen in Ihrem Firmenposteingang zu lesen, damit daraus Angebote werden können. Calco kann nur lesen, niemals E-Mails senden, löschen oder ändern.

• Microsoft 365 / Outlook: Sie melden sich bei Microsoft an und gewähren den Zugriff "offline_access User.Read Mail.Read". Calco liest nur den Ordner Posteingang. Das Zugangstoken wird verschlüsselt mit AES-256 gespeichert. Wenn Sie die Verbindung trennen, löschen wir das Token
• Google Workspace / Gmail: Ihr Workspace-Administrator gewährt Calco Lesezugriff (gmail.readonly) auf ein bestimmtes Postfach. Wir speichern für Sie kein Zugangstoken. Wenn Sie die Verbindung trennen, lesen wir nicht mehr
• Aus jeder neuen E-Mail speichern wir Name und E-Mail-Adresse des Absenders, Betreff, den Text der E-Mail (höchstens 12.000 Zeichen), Informationen zu Anhängen und die Einschätzung von Calco zur Anfrage (z. B. Adresse und Aufgabe). Der Text wird an Anthropic gesendet, um zu beurteilen, ob die E-Mail ein Auftrag ist
• Anfragen aus dem Posteingang werden aufbewahrt, solange Ihr Konto aktiv ist, und werden mit diesem gelöscht

Die Nutzung und Übermittlung von Informationen, die Calco von Google-APIs erhält, entspricht der Google API Services User Data Policy, einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung (Limited Use).

Wenn Sie uns bitten, Ihre Preisdatei abzuholen, senden wir eine E-Mail an den Großhändler von prisfiler@calcoapp.dk mit Ihrem Firmennamen, Ihrer CVR-Nummer, dem Namen der Kontaktperson und einem Referenzcode. Die erste Anfrage wird mit Ihrer E-Mail-Adresse in Kopie gesendet, und wir bitten den Großhändler, Ihre Kundennummer zu bestätigen. Wir senden erst, wenn Sie eine Vollmacht in Calco unterschrieben haben und wir Ihre CVR-Nummer geprüft haben.

Preisdateien werden in unserem Speicher in der EU aufbewahrt und zur Berechnung Ihrer eigenen Angebote verwendet. Darüber hinaus nutzt Calco anonyme, aggregierte Preisdaten, um geschätzte Einkaufspreise für Artikel anzuzeigen, die ein Unternehmen noch nicht in seiner eigenen Preisdatei hat. Eine Schätzung wird nur aus den Daten von mindestens 3 verschiedenen Unternehmen als Median berechnet, und niemand kann die Preise, Rabatte oder die beteiligten Unternehmen eines anderen Unternehmens sehen.

Mit Calco Connect können Sie einen Teil eines Auftrags mit einem anderen Unternehmen teilen, das Calco verwendet. Dies erfordert, dass beide Unternehmen die Verbindung akzeptiert haben. Der Partner sieht nur, was Sie teilen: die Beschreibung der Teilaufgabe (ohne Ihre Preise), die von Ihnen ausgewählten Bilder, die Adresse, die Frist und einen etwaigen Aufschlag. Der Partner sieht Ihre übrigen Positionen, Preise oder Kunden nicht. Sie sehen nur die Positionen, die der Partner selbst zurücksendet.

Jedes Unternehmen ist Verantwortlicher für die Informationen, die es teilt und empfängt. Calco ist Auftragsverarbeiter für beide. Laden Sie ein Unternehmen ein, das Calco nicht verwendet, speichern wir Name, E-Mail, Telefon und CVR-Nummer des Eingeladenen, und die Einladung läuft nach 30 Tagen ab.

Sie können Ihren Calco-Benutzer selbst mit ChatGPT (OpenAI) oder Claude (Anthropic) verbinden. Sie richten die Verbindung mit Ihrem eigenen Konto bei OpenAI oder Anthropic ein und genehmigen sie in Calco. Sie können die Verbindung jederzeit unter Integrationen in Calco trennen, und der Zugriff endet sofort.

Solange die Verbindung aktiv ist, sendet ChatGPT oder Claude Ihre Anfrage an Calco - zum Beispiel eine Auftragsbeschreibung für ein Angebot oder eine Artikelsuche. Calco sendet die Antwort zurück: Titel, Anzahl der Positionen und Summe des Angebots, Artikel und Preise aus Ihren Preisdateien oder den Status Ihrer gesendeten Angebote. Einkaufspreise werden nur gesendet, wenn Ihr Benutzer sie in Calco sehen darf. Die Verbindung kann keine Angebote an Kunden senden und keine Preise oder Einstellungen ändern.

Was zwischen Ihnen und ChatGPT oder Claude ausgetauscht wird, verarbeiten OpenAI oder Anthropic nach den Bedingungen, die Sie als Nutzer ihres Dienstes mit ihnen haben. Für diesen Teil sind sie keine Unterauftragsverarbeiter von Calco. Sie sind selbst dafür verantwortlich, dass Sie die Angaben - zum Beispiel Kundennamen und Adressen - mit dem gewählten Dienst teilen dürfen. Calco speichert ein kurzes Protokoll der Aufrufe (Benutzer, Werkzeug, Zeitpunkt und ob der Aufruf erfolgreich war) für Betrieb und Sicherheit.

Calco lernt zuerst und vor allem aus den Korrekturen Ihres eigenen Unternehmens, und dieses Lernen wird nur in Ihrem eigenen Unternehmen verwendet.

Darüber hinaus nutzen wir zusammengefasste Muster über Kunden hinweg, um den Dienst für alle zu verbessern: welches Großhandelsprodukt zu einer Angebotsposition passt und welche Positionen Handwerker im selben Gewerbe typischerweise hinzufügen oder entfernen. Ein Muster wird nur verwendet, wenn mindestens drei unabhängige Unternehmen es bestätigt haben. Preise, Kundennamen und Adressen sind nicht enthalten, und ein neues fachliches Muster wird erst zu einer Regel, wenn ein Mitarbeiter von Calco es genehmigt hat. Diese Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Verbesserung des Dienstes (Art. 6 Abs. 1 lit. f), und Sie können widersprechen, indem Sie an info@calcoapp.dk schreiben.

Für interne Qualitätstests der Berechnungen können wir Angebotspositionen (Artikelnamen, Mengen und ausgewählte Artikel) verwenden. Sie werden nur intern verwendet und nicht weitergegeben.

• DSGVO Art. 6 Abs. 1 lit. b: Verarbeitung, die zur Erfüllung des Vertrags mit Ihnen erforderlich ist
• Art. 6 Abs. 1 lit. c: rechtliche Verpflichtung, einschließlich der Aufbewahrung von Buchhaltungsunterlagen gemäß dem dänischen Buchführungsgesetz
• Art. 6 Abs. 1 lit. f: berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb, Schutz vor Missbrauch, Messung, wie Menschen Calco finden, sowie laufende Verbesserung des Produkts
• Art. 6 Abs. 1 lit. a: Einwilligung zum Meta-Pixel auf unserer Website (siehe die Cookie-Richtlinie)

Wir verarbeiten Ihre Daten, um den Dienst zu erbringen, Sie korrekt abzurechnen, den Dienst sicher zu halten und das Produkt zu verbessern. Wir verkaufen Ihre Daten nicht an Dritte.

• Supabase Inc. (USA) - Datenbank, Login und Dateispeicher. Die Daten liegen in der EU (Frankfurt, Deutschland)
• Cloudflare Inc. (USA) - Hosting von Website und Webapp, Netzwerk und anonyme Besucherstatistik. Globales Netzwerk
• Anthropic PBC (USA) - Berechnung von Angeboten und Auswertung von Posteingangs-E-Mails. Erhält Aufgabenbeschreibung, Bilder, Dokumente, Name und Adresse des Kunden, Preisdatei-Treffer und frühere Angebote. Verarbeitung in den USA. Siehe "Anthropic"
• Resend Inc. (USA) - Versand von E-Mails, z. B. Angebote an Ihre Kunden und Anfragen an Großhändler
• Stripe (Irland, Muttergesellschaft in den USA) - Zahlung und Abonnement
• Expo / 650 Industries Inc. (USA) - Push-Benachrichtigungen an die App und App-Updates
• Telegram (Vereinigte Arabische Emirate) - interne Betriebsalarme an das Team von Calco, die den Firmennamen sowie Name, E-Mail und Telefon des Nutzers enthalten können
• Google (Irland/USA) - Kalendereinladung, wenn Sie Onboarding buchen, und Lesen von Gmail nur, wenn Sie es verbinden
• Microsoft (Irland/USA) - Lesen des Outlook-Posteingangs, nur wenn Sie ihn verbinden
• Meta Platforms (Irland/USA) - Meta-Pixel und gehashte Anmeldedaten, nur wenn Sie auf unserer Website zugestimmt haben
• Auftragsverwaltungs- und Buchhaltungssysteme, nur wenn Sie diese verbinden: Apacta (Dänemark), Minuba (Dänemark), Ordrestyring (Dänemark), Kompas4 (Dänemark), e-conomic und Dinero (Visma, Dänemark), Billy (Dänemark) und Fortnox (Schweden)

• Erhvervsstyrelsen (das dänische CVR-Register) - Abfrage und Suche der CVR-Nummer, mit cvrapi.dk als Ausfalllösung. Von unserem Server
• Dataforsyningen und Datafordeleren (der dänische Staat) - Adressen, BBR-Gebäudedaten, Grundstücksfläche und Luftbilder. Von unserem Server. Die Adresssuche in den Firmeneinstellungen erfolgt direkt aus Ihrem Browser
• Brønnøysundregistrene (Norwegen) - Abfrage der Organisationsnummer. Von unserem Server
• Kartverket (der norwegische Staat) - Adressabfrage zur Berechnung der Fahrtstrecke für norwegische Unternehmen. Es werden nur Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort übermittelt - niemals Namen. Von unserem Server. Adressdaten © Kartverket (CC BY 4.0)
• OpenStreetMap Foundation (Nominatim, Vereinigtes Königreich) - Adressabfrage zur Berechnung der Fahrtstrecke für schwedische Unternehmen. Es werden nur Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort übermittelt - niemals Namen. Von unserem Server. Für das Vereinigte Königreich liegt ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vor. Kartendaten © OpenStreetMap-Mitwirkende (ODbL)

Supabase, Cloudflare, Anthropic, Resend, Stripe, Expo, Google, Microsoft und Meta sind US-amerikanische Unternehmen oder haben US-amerikanische Muttergesellschaften, und Telegram (Vereinigte Arabische Emirate) befindet sich außerhalb der EU. Übermittlungen erfolgen auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (SCC) und, sofern der Empfänger zertifiziert ist, des EU-US Data Privacy Framework.

Wir senden nur das, was zur Berechnung des Angebots oder zur Bewertung der E-Mail benötigt wird, und wir senden keine Nutzer-IDs mit. Gemäß den kommerziellen Bedingungen von Anthropic werden über deren API gesendete Daten nicht zum Training von Modellen verwendet. Anthropic speichert Daten gemäß den jeweils geltenden Aufbewahrungsbedingungen. Wir haben keine Vereinbarung über Null-Aufbewahrung.

• Kontodaten werden spätestens 30 Tage nach Beendigung Ihres Kundenverhältnisses gelöscht
• Rechnungs- und Buchhaltungsdaten werden 5 Jahre lang aufbewahrt, wie es das dänische Buchführungsgesetz vorschreibt
• Dateien, die Sie zur Angebotserstellung hochladen, werden 90 Tage aufbewahrt, damit Sie das Angebot erneut berechnen können, und werden danach automatisch gelöscht
• Angebotslinks: Inhalt, IP-Adressen und Ablehnungsbegründung werden automatisch 90 Tage nach Ablauf des Links gelöscht
• Anfragen aus einem verbundenen Posteingang, das Prüfprotokoll und Fehlerberichte werden aufbewahrt, solange Ihr Konto aktiv ist, und mit dem Konto gelöscht
• Anmeldungen, die nie abgeschlossen wurden (ohne CVR-Nummer und ohne Aktivität), werden nach 7 Tagen gelöscht

Daten werden verschlüsselt gesendet (HTTPS). Die Daten jedes Unternehmens sind in der Datenbank durch Zugriffsregeln getrennt, sodass ein Unternehmen nur seine eigenen Daten sehen kann. Zugangsschlüssel zu verbundenen Systemen werden verschlüsselt mit AES-256 gespeichert.

Kommt es zu einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, melden wir dies der dänischen Datenschutzbehörde (Datatilsynet) innerhalb von 72 Stunden, wenn wir Verantwortlicher sind. Wenn wir Auftragsverarbeiter sind, benachrichtigen wir Sie unverzüglich, damit Sie Ihren eigenen Pflichten nachkommen können.

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Datenübertragbarkeit sowie das Recht auf Widerspruch (Art. 21) und auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18). Haben Sie eine Einwilligung erteilt, können Sie diese jederzeit widerrufen.

Wir beantworten Ihre Anfrage innerhalb von 1 Monat. Schreiben Sie an info@calcoapp.dk, um Ihre Rechte auszuüben.

Sie können sich bei der dänischen Datenschutzbehörde (Datatilsynet), Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, Dänemark, www.datatilsynet.dk, beschweren.